Até quando guardar aquele recibo antigo?

Com a entrada do ano chega a hora de organizar as gavetas e é aí que surgem as dúvidas sobre os documentos que devem ser arquivados e aqueles que podem ser descartados durante a faxina. Neste ano, em especial, os consumidores podem ficar ainda mais confusos já que, a partir de maio, as empresas, tanto públicas quanto privadas, serão obrigadas a encaminhar para todos os seus usuários, juntamente com a fatura do mês, uma declaração de que quitaram todos os débitos relativos ao ano anterior referentes aos meses de janeiro a dezembro. A medida, prevista na Lei 12.007, não significa que já é possível se livrar dos comprovantes de pagamento do ano passado.

“Ainda não temos certeza de como as empresas procederão a essa lei, principalmente se todas vão cumpri-la. Portanto, neste primeiro momento, é importante continuar arquivando os documentos”, explica a advogada da Associação de Defesa do Consumidor (Pro Teste), Tatiana Viola de Queiroz. Além de aguardar a chegada das declarações de quitação anual de débitos, é fundamental que as informações apresentadas ali sejam checadas antes de eliminar os comprovantes de pagamento correspondentes. “É importante verificar se os valores estão corretos e, principalmente, se na certidão consta que o que está declarado substitui os antigos documentos a qual se refere. Somente assim valerá como efeito de comprovação do cumprimento das obrigações”, acrescenta.

Mesmo com as facilidades criadas pela nova lei, os consumidores ainda não vão se livrar por completo das centenas de papéis que acumulam nas gavetas. O prazo mais comum de prescrição das dívidas, segundo determina o Código Civil, é de cinco anos, portanto os papéis dos quatro anos anteriores à declaração de quitação das dívidas ainda terão que ser mantidos. “Mas já é uma segurança a mais”, avalia a psicóloga aposentada Sandra Lúcia Macedo Poli, que se prepara para encarar a missão de organizar as pastas, programada para todo início de ano. “Em geral guardo por cinco anos. Todo ano, logo em janeiro, já separo as contas que têm vencimento há mais de cinco anos e descarto”, explica. As pastas, todas etiquetadas de acordo com a empresa fornecedora do serviço, são separadas por mês e ano. “Nunca fui cobrada duas vezes pela mesma conta, mas, se acontecer, tenho como comprovar tudo”, garante.

Tatiana Queiroz aconselha os consumidores a seguirem o exemplo de Sandra, já que, mesmo que o Código de Defesa do Consumidor (CDC) preveja o direito de inversão do ônus da prova, e nesse caso a empresa seria encarregada de confirmar o débito do usuário, há situações em que o juiz não acata ao pedido. “Se for comprovado que a pessoa pagou duas vezes pela mesma cobrança, ela poderá exigir o valor pago em dobro. Caso contrário, terá que pagar os juros relativos ao período em que ficou inadimplente”, explica.

PRESCRIÇÃO DA DÍVIDA

Para se proteger de cobranças indevidas e evitar que o nome figure em listas indesejáveis, como dos serviços de proteção ao crédito e listas de devedor do comércio, bancos e órgãos federais, o consumidor deve ficar atento ao tempo de manutenção dos papéis. O Código Civil prevê que cada obrigação contratual tenha um prazo específico de validade, durante o qual o credor poderá exigir seu cumprimento. Passado esse período, a dívida será prescrita e o consumidor não correrá mais o risco de ser cobrado por ela, mesmo que não tenha sido paga. Apesar de, em geral, as cobranças prescreverem passados cinco anos, há comprovantes que devem ser mantidos por mais tempo.

Segundo orientações do Instituto de Defesa do Consumidor (Idec), recibos de compra de um imóvel financiado por prazo superior aos cinco anos deve ser mantido. Ainda com relação aos imóveis, é aconselhável conservar os recibos de pagamento das parcelas até que seja feito o registro da escritura no Cartório de Registro de Imóveis, já que, depois disso, o comprador adquire a propriedade plena sobre o imóvel. No caso de recibos de consórcios, o ideal é que sejam mantidos até que a administradora oficialize a quitação do pagamento do bem e esse seja liberado. A atenção deve ser ainda maior quando se tratam de documentos que comprovem aposentadoria junto ao Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), que devem ser mantidos por 20 anos.

Tributos como Imposto de Renda e IPTU devem ser guardados por cinco anos, contados do primeiro dia útil do ano seguinte ao do pagamento. Inclusive os comprovantes utilizados na declaração do Imposto de Renda. O mesmo deve ser observado para contas de água, luz, telefone e gás. Quando o assunto é a taxa de condomínio, uma dica para diminuir o volume de papéis estocados é solicitar à administradora, com certa regularidade, uma declaração de que não constam débitos em seu nome.

GUARDE POR VINTE ANOS
Documentos comprobatórios para aposentadoria junto ao INSS

GUARDE POR CINCO ANOS
Os tributos (IPTU, IPVA e outros)
Contas de água, luz, telefone e gás
Recibos de assistência médica
Recibos escolares
Pagamento de cartões de créditos
Recibos de pagamentos a profissionais liberais como advogados, médicos, dentistas e pedreiros
pagamento de condomínios

GUARDE POR SEIS ANOS
Declaração de Imposto de Renda e documentos anexados

GUARDE POR TRÊS ANOS
Os recibos de pagamentos de aluguel

GUARDE POR UM ANO
Seguros em geral (vida, veículos, saúde, residência…), um ano depois do término da vigência
Extrato bancário
Despesas com hotéis (hospedagem e alimentação)

OUTROS PRAZOS
Notas Fiscais de bens duráveis durante toda a vida útil do produto
Notas Fiscais de produtos e serviços não-duráveis (alimentos, por exemplo) devem ser mantidos por pelo menos 30 dias, prazo de garantia legal

Fonte: Instituto de Defesa do Consumidor (Idec) e Instituto Brasileiro de Estudo e Defesa das Relações de Consumo (Ibedec) - publicado no uai.com.br em 10/01/2010